Hallituksen kokous 19.9.2017

Rhallitus 02_19.9.2017

Hallituksen kokous 3 / 2016-2017

LAPPEENRANNAN ROTARYKLUBIN HALLITUKSEN KOKOUS

AIKA  24.1.2017

PAIKKA  Lappeenrannan upseerikerho

 

Pöytäkirja/ hallituksen kokous

  

1.       Kokouksen avaus (puheenjohtaja avasi kokouksen)

2.       Virkailijoiden valinta (presidentti johti puhetta, sihteerinä toimi Kaapo Pulkkinen)

3.       Kaappien siivous (toteutettiin kaappien siivous)

4.       Uuden tilin avaus lahjoituksia varten (päätettiin avata toinen pankkitili lahjoituksille)

5.       Kokouksen päättäminen (päätettiin kokous)

 

 

Tuomas Yliruka                                         Kaapo Pulkkinen

presidentti                                                 past presidentti/sihteeri

 

 

 

Hallituksen kokous 2 / 2016-2017

 

LAPPEENRANNAN ROTARYKLUBIN HALLITUKSEN KOKOUS

AIKA   06.10.2016 KLO 17.00

PAIKKA  Lappeenrannan Upseerikerho

OSALLISTUJAT 
    Tuomas Yliruka (pj)
    Kaapo Pulkkinen
    Jouni Manelius
    Jorma Lehtonen
    Mikko Heikkilä
    Kari Veijalainen (siht)

 1. KOKOUKSEN AVAUS JA VIRKAILIJAT

 Puheenjohtaja toivotti hallituksen jäsenet tervetulleiksi ja avasi kokouksen klo 17.10.  Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi sekä hyväksyttiin kokouksen esityslista.

 Puheenjohtaja Tuomas Yliruka ja sihteeri Kari Veijalainen.

 
 2. KUVERNÖÖRIN KUUKAUSIKIRJE

 Puheenjohtaja esitteli.

 Kuvernööri pyysi ehdokkaita kuvernööriksi. Päätettiin, ettei klubilla ole esityksiä.

 
 3. RAHA-ANOMUKSET KLUBILTA

 Puheenjohtaja esitteli Juha Hanhimäen anomuksen. Todettiin, että klubi kohdentaa  hyväntekeväisyyteen rahaa jo muiden kanavien kautta. Esitystä ei hyväksytty. Puheenjohtaja  velvoitettiin vastaamaan anojalle päätöksestä.

 
 4. KESÄLEIRI 2017

 Mikko Heikkilä alusti. Hän toimii klubimme osalta leirikoordinaattorina. Leirille osallistuu  noin 20 nuorta. Leiriesite julkaistaan joulukuun 2106 puolivälissä. Leiripaikkaa ollaan  etsimässä.

 
 5. SUOMI 100 VUOTTA

 KariVeijalainen alusti. Lappeenrannan kaupunki ja puolustusvoimat järjestävät 16.6.2017  Lappeenrannan satamatorilla puolustusvoimien sotilasorkesterien juhlakiertueen  tapahtuman. Tilaisuudessa  myös viranomaiset ja järjestöt esittelevät toimintaansa. Päätettiin  osallistua yhteistoiminnassa Lappeenrannan muiden klubien kanssa, mikäli  mahdollista.Yhteyshenkilönä järjestäjiin toimii Kari Veijalainen ja muiden klubien  presidentteihin Tuomas Yliruka.


 6. LAPPEENRANNNAN ROTARYKLUBIN VUOSIKOKOUKSEN PÄÄTÖKSET
 
 Puheenjohtaja esitteli vuosikokouksen mukaisen tarkistetun budjetin. Polion vastaiseen  taisteluun varattu summa on ehdollinen. Osallistutaan erillisellä päätöksellä, mikäli resurssit  sen sallivat. Samoin uuden tietokoneen hankinnasta luovutaan, koska nykyinen kone saatiin  toimivaksi. Tavoitteena on vahvasti ylijäämäinen budjettitoteuma tälle toimintavuodelle.

 Päätettiin, ettei erilaisiin koulutustilaisuuksiin vast liittyviä matkakuluja korvata  osallistujille. Painotettiin ”kimppakyytejä” tasapuolisesti.

 Päätettiin, että jatkossa vuosikokousaineisto jaetaan jäsenille viimeistään viikkoa ennen  kokousta.

 Todettiin, että klubin talous on saatava kuntoon. Huomioon otetaan tilintarkastajien  hallitukselle antamat ohjeet.


 7. MUUT ASIAT

 Vaihto-oppilashakemuksia 3+1 (ml kesävaihto).

 Tarkasteltiin ja täydennettiin kevään 2017 ohjelmaa. Todettiin, että ohjelman tilanne on  varsin  hyvä, mutta edelleen tarvitaan aktiivisuutta ohjelman loppuunsaattamiseksi.  Tarkoitus on järjestää matka Berliiniin 6-9.4.2017. Vastuuhenkilönä on Mikko Heikkilä. Hän  antaa jatkossa matkainformaatiota.

 Lauritsalan rotaryklubin Pekka Kauppinen esittelee Naisten Pankin toimintaa klubille  syksyn aikana.

 Päätettiin, että Jorma Lehtonen päivittää klubin kevään ohjelmaa verkosivuille, kun  ohjelmarunko täydentyy.
 
 Klubin  missio ja visio esitellään vaalikokouksen yhteydessa.

 Antero Aalto sopii klubin pikkujouluun liittyvät yksityiskohdat. Tilaisuus järjestetään  Piiluvassa perinteiseen tapaan.

 Muistutettiin osallistumisesta klubin vuosijuhlaan 11.11.2016 Upseerikerholla. Teemana  ravut. Anu Koverola hoitaa järjestelyt. 1.sihteeri laitaa muistutuksen jäsenille.

 Keskusteltiin uutiskynnyksen ylittävästä vaihto-oppilaspaneelista. Todettiin asia hyväksi.  Presidentti vie asiaa eteenpäin.
 
 Pohdittiin presidentin johdolla tulevaa hallitusta ja haasteita toimihenkilöiden löytämiseksi.

 Päätettiin pitää seuraava kokous 29.11.2016 klo 18.00 Upseerikerholla.


 
 
 8. KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN

 Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 18.35.

 
 
 Puhenjohtaja
   
   Tuomas Yliruka

 Sihteeri

   Kari Veijalainen

 
 
 

Hallituksen kokous no 1 / 2016-2017

 

 

LAPPEENRANNAN ROTARYKLUBIN HALLITUKSEN KOKOUS

AIKA   25.8.2016 KLO 17.00

PAIKKA  Ravintola Kehruuhuone, Lappeenranta

OSALLISTUJAT 
    Tuomas Yliruka (pj)
    Kaapo Pulkkinen
    Jouni Manelius
    Jorma Lehtonen
    Mikko Heikkilä
    Jarmo Kemppinen (osan aikaa)
    Anu Koverola
    Kari Veijalainen (siht)

 1. KOKOUKSEN AVAUS

 Puheenjohtaja toivotti hallituksen jäsenet tervetulleiksi ja avasi kokouksen klo 17.15.  Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi sekä hyväksyttiin kokouksen esityslista.

 
 2. KUVERNÖÖRIN VIERAILU

 Kuvernööri Aimo Turunen vierailee klubissa 6.9.2016. Kaapo Pulkkinen kertoi yleisesti  kuvernöörivierailun ”konseptin”.

 Todettiin, että kuvernööri tapaa hallituksen ennen klubikokouksen alkua klo 15.30.  Kuvernööri on lähettänyt kokouksessa käsiteltävän asialistan.

 Päätettiin, että vierailun valmistelut  toteutetaan presidentin johdolla.

 
 3. VUOSIKOKOUSASIAT

 Vuosikokous on 4.10.2016.

 Päätettiin, että klubin edellinen presidentti Kaapo Pulkkinen esittää rotaryvuoden 2015 –  2016 tulokset, toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen tarvittavine johtopäätöksineen.

 Päätettiin, että klubin nykyinen presidentti Tuomas Yliruka esittää rotaryvuodelle 2016-  2017 klubin vision, strategian, toimintasuunnitelman ja talousarvion.

 Päätettiin, että Jorma Lehtonen laittaa edellä mainitut asiakokonaisuudet klubin kotisivuille.


 4. VAIHTO-OPPILAAN VUOSI

 Klubin uusi vaihto-oppilas on meksikolainen Gerardo Martin Arriaga Ayala. Hän esittäytyy  klubikokouksessa 30.8.2016. Tilaisuuteen osallistuu vaihto-oppilaan ensimmäinen  isäntäperhe (Rahman). Klubin nuorisovaihtoasiamies Anu Koverola vastaa esittäytymisen  järjestelyistä. Vaihto-oppilas pitää klubille ensimmäisen varsinaisen esitelmänsä 15.11.2016.

 Klubi maksaa kuukausittain vaihto-oppilaan tilille (Osuuspankki) 60 euroa käyttörahaa.  Vaihto-oppilas tallentaa klubin tilille 300 euroa ns ”turvarahaa”, joka palautetaan vaihto- oppilaalle, mikäli sitä ei tarvita.

 Päätettiin tarkistaa nuorisovaihtotiimin kokoonpanoa. Tiimiin liittyy uutena jäsenenä Mikko  Heikkilä. Risto Varala toimii uuden vaihto-oppilaan kummina. 

 Päätettiin, että nuorisovaihtoleirin osalta Anu Koverola selvittää, kuka tai ketkä klubista  osallistuvat kokoukseen.

 Klubin jäsenet osallistuvat vaihto-oppilaan aktiviteettien järjetämiseen jo aikaisemmin  hyväksi koetulla tavalla. ”Aktiviteettiarvonta” toimeenpannaan Anu Koverolan johdolla  klubikokouksessa 30.8.2016.


 5. KLUBIN TALOUS

 Jarmo Kemppinen esitteli taloudellisen tilanteen. Klubin tilillä oli rahaa 19.8.2016 yhteensä  3584 euroa.

 Jäsenmaksun maksaneita pyydettyyn määräaikaan mennessä oli yhteensä 33. Osa oli  maksanut joko 130 euroa (edellisen hallituksen päätös) ja osa 125 euroa. Todettiin, että  jäsenmaksun korotus on oltava klubin vuosikokuksen hyväksymä.

 Todettiin, että lähetetään jäsenmaksua maksamattomille maksukehotukset.

 Keskusteltiin klubin talouden parantamisesta. Päätettiin käynnistää klubikokouksissa  viinipulloarvonta. Arvan hinta on 5 euroa. Ensimmäinen arvonta on 30.8.2016.  TuomasYliruka vastaa viinipullohankinnasta.

 Päätettiin, että esitetään vuosikokoukselle vuosittaisen jäsenmaksun korottamista 300  euroon/vuosi.

 Päätettiin tutkia myös muita keinoja, kuten lahja-yms korttien arvontoja taloudellisen  tilanteen parantamiseksi.


 6.SÄÄTIÖASIAT

 Mikko Heikkilä kertoi miljoonan dollarin keräysasiasta. Hän selvittää myös klubin  osallistumisen keräykseen. Lähtökohtaisesti osallistuminen olisi 100 dollaria/jäsen.  Henkilökohtainen osuus on vapaaehtoinen ja määräytyy klubin muista tulolähteistä.


 7. VANHA PARTA ESITELMÄT
 
 Päätettiin, että Kaapo Pulkkinen valmistelee asiaa. Todettiin, että olisi hyvä, jos ns ”vanha  parta” olisi valmiudessa pitää esitys, mikäli viime hetken peruutuksia tulisi.

 
 7. MUUT ASIAT

 Jorma Lehtonen esitteli Pietarin kulttuurimatkaa. Matka on tarkoitettu rotareille ja heidän  ystävilleen. Tietoa saa klubin kotisivuilta.

 Anu Koverola kertoi vuonna 2017 mahdollisesti Lappeenrannassa toimeenpantavasta  nuorisoleiristä. Piirin osalta asiasta vastaa Virve Eronen. Leirin tarkka ajankohta on vielä  avoin. Todettiin, että klubimme osallistuu tilaisuuden järjestelyihin erikseen sovittavalla  tavalla.

 Keskusteltiin klubikokouksta edeltävästä ruokailusta. Upseerikerhon edellyttämä  ruokailijoiden minimimäärä on 10. Päätettiin, että ruokailukäytäntöä jatketaan  määräaikaisesti vuoden 2016 loppuun, mikäli Upseerikerho asian hyväksyy. Mikäli  ruokailijoiden minimimäärä ei ylity klubi maksaa erotuksen. Presidentti kehotti hallitusta  olemaan esimerkkinä asiassa.

 Presidentti ilmoitti, että 26.9 suunniteltu IC kokous on peruttu. Uusi aika on 17.10.2016.  Päätettiin, että klubin oma kokous 18.10 perutaan. Päätettiin pitää klubin vuosijuhla  Upseerikerholla 11.11.2016. Teemana ravut. Anu Koverola vastaa ruokailun suunnittelusta.

 Tarkennettiin syksyn 2016 ohjelmaa. Jorma Lehtonen laittaa muutokset klubin kotisivuille.

 Mikko Heikkilä kertoi Latuprojektista. Projekti jatkuu palautteella ensimmäisestä vaiheesta,  jonka jälkeen toinen vaihe on Joutseno. Mikko Heikkilä sopii käytännön järjestelyt.  Päätettiin esittää Lappeenrannan kaupungille, että latuviittojen kiinnityksen osalta nykyiset  puutolpat vaihdetaan metallisiin. Mikko Heikkilä keskustelee asiasta kaupungin kanssa.


 8. KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN
 
 Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 19.10.
 

 Puhenjohtaja
   
   Tuomas Yliruka

 Sihteeri

   Kari Veijalainen